Die richtige Branchensoftware finden: Ein strukturierter Ansatz

Die Digitalisierung ist in vielen Branchen ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Eine geeignete Branchensoftware bildet hierfür die Basis und ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie. Insbesondere in produzierenden Handwerken wird häufig von ERP-Software (Enterprise Resource Planning) gesprochen. Die Auswahl des richtigen Produkts ist jedoch komplex und erfordert eine sorgfältige Überlegung. Aus unserer langjährigen Beratungspraxis hat sich folgendes bewährtes 7-Phasen-Modell zur Auswahl einer Branchensoftware etabliert:

1. Ziele definieren
   Der erste Schritt besteht darin, die konkreten Ziele und Anforderungen an die neue Software klar zu benennen. Was soll die Software leisten? Welche Prozesse sollen optimiert werden?
   
   
2. Wünsche aufschreiben
   Erstellen Sie eine detaillierte Wunschliste mit allen gewünschten Funktionen und Merkmalen der neuen Software. Priorisieren Sie diese nach Wichtigkeit.
   
   
3. Bestehende Lösungen prüfen
   Überprüfen Sie, ob Ihre bestehenden Softwarelösungen möglicherweise bereits Ihre Anforderungen erfüllen oder angepasst werden können.
   
   
4. Marktrecherche durchführen
   Recherchieren Sie sorgfältig am Markt und identifizieren Sie potenzielle Softwareanbieter, die Ihre Anforderungen erfüllen könnten.
   
   
5. Angebote einholen
   Holen Sie von den vielversprechendsten Anbietern detaillierte Angebote ein und vergleichen Sie diese sorgfältig.
   
   
6. Teststellungen durchführen
   Führen Sie bei den engeren Kandidaten ausführliche Teststellungen durch, um die Software in der Praxis zu erproben.
   
   
7. Entscheidung treffen
   Auf Basis Ihrer Erkenntnisse aus den vorherigen Phasen treffen Sie eine fundierte Entscheidung für die am besten geeignete Branchensoftware.

Wir unterstützen Sie gerne kostenfrei und neutral bei der Auswahl einer passenden Branchensoftware oder ERP-Software. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Hilfe benötigen.

Prozessmanagement für Handwerksbetriebe: Der Schlüssel zu Effizienz und Erfolg

Prozessmanagement ist ein systematischer Ansatz zur Optimierung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen. Für Handwerksbetriebe ist die Beschäftigung mit diesem Thema von entscheidender Bedeutung, um wettbewerbsfähig und profitabel zu bleiben.

Was sind Prozesse?
Prozesse sind eine Abfolge von Aktivitäten oder Schritten, die zur Erstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung erforderlich sind. In einem Handwerksbetrieb können dies beispielsweise die Schritte von der Angebotsanfrage bis zur Rechnungsstellung sein.

Warum ist Prozessmanagement wichtig?

1. Effizienzsteigerung
   Durch die Analyse und Optimierung von Prozessen können Handwerksbetriebe Ineffizienzen und Verschwendungen identifizieren und beseitigen. Dies führt zu kürzeren Durchlaufzeiten, geringeren Kosten und einer höheren Produktivität.
   
   
2. Qualitätsverbesserung
   Standardisierte und optimierte Prozesse tragen dazu bei, Fehler zu reduzieren und die Qualität der Arbeit zu verbessern. Dies steigert die Kundenzufriedenheit und den Ruf des Betriebs.
   
   
3. Transparenz und Kontrolle
   Ein gut definiertes Prozessmanagement schafft Transparenz über die Abläufe im Betrieb. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle und Steuerung der Prozesse sowie eine effizientere Ressourcenplanung.
   
   
4. Digitalisierung und Automatisierung
   Prozessmanagement ist die Grundlage für die Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen. Durch den Einsatz von Handwerkersoftware können Prozesse effizienter gestaltet und teilweise automatisiert werden.

Umsetzung des Prozessmanagements
Die Umsetzung des Prozessmanagements in einem Handwerksbetrieb erfordert eine sorgfältige Analyse der bestehenden Prozesse, die Identifizierung von Verbesserungspotentialen und die Implementierung optimierter Abläufe. Der Einsatz einer geeigneten Handwerkersoftware kann hierbei eine wertvolle Unterstützung sein.

Wir unterstützen Sie gerne kostenfrei und neutral bei der Analyse der eigenen Prozesse sowie bei der exemplarischen Modellierung eines Soll-Prozesses. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Hilfe benötigen.

Die moderne Art der Rechnungsstellung

Das Wachstumschancengesetz schreibt für die Rechnungslegung zwischen zwei Unternehmen ab dem 01.01.2025 die E-Rechnung (Elektronische Rechnung) verpflichtend vor.

Was ist eine E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie muss die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und maschinenlesbar sein. Dank standardisierter Formate wie den XML-basierten Standards ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung können E-Rechnungen reibungslos zwischen Unternehmen und Behörden ausgetauscht werden.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmen, die in Deutschland umsatzsteuerpflichtige Leistungen im Bereich Business-to-Business (B2B) erbringen. Sowohl beim Ausstellen als auch beim Empfang elektronischer Rechnungen müssen bestimmte Vorgaben eingehalten werden.

Fristen für die Einführung der E-Rechnungspflicht
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt schrittweise mit verschiedenen Übergangsfristen:

• Bis zum 31.12.2026 können Umsätze im B2B-Bereich, die in den Jahren 2025 und 2026 getätigt werden, weiterhin als Papierrechnungen und PDF-Rechnungen übermittelt werden, sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt.
  
  
• Bis zum 31.12.2027 ist dies auch für Umsätze des Jahres 2027 möglich, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht überschreitet.
  
  
• Ab 2028 wird die elektronische Rechnung dann endgültig in allen Bereichen verpflichtend.

Es ist wichtig, dass Unternehmen frühzeitig die notwendigen Vorbereitungen treffen, um die E-Rechnungspflicht fristgerecht umsetzen zu können. Dies betrifft sowohl die Anpassung interner Prozesse als auch die Implementierung geeigneter Software.

Wir unterstützen Sie gerne kostenfrei und neutral wenn es um die Einführung der E-Rechnung geht. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Hilfe benötigen.

Papierloses Büro im Handwerk mit DMS
In der heutigen digitalen Welt gewinnt das papierlose Büro auch im Handwerksbereich zunehmend an Bedeutung. Ein zentraler Baustein für die Umsetzung ist die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS). Dieses ermöglicht die effiziente Erfassung, Verwaltung und Archivierung sämtlicher Dokumente in digitaler Form.

Digitalisierung von Dokumenten
Der erste Schritt zum papierlosen Büro ist die Digitalisierung vorhandener Papierdokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge. Mithilfe von Scannern und OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) werden diese in durchsuchbare und bearbeitbare Dateien umgewandelt und im DMS abgelegt.[1]

Strukturierte Ablage und Suche
Das DMS indiziert die eingepflegten Dokumente und vergibt Metadaten, wodurch eine präzise Strukturierung und schnelle Volltextsuche möglich wird. Dokumente lassen sich anhand vordefinierter Kriterien wie Projektnummer oder Kundendaten automatisch zuordnen und an die entsprechenden Abteilungen oder Personen verteilen.

Revisionssichere Archivierung
Durch die zentrale Datenhaltung im DMS werden Dokumente rechts- und revisionssicher archiviert. Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und digitale Stempel für Eingangsdatum oder Erledigung lassen sich individuell zuweisen. Dies gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern).

Optimierte Workflows
Die Digitalisierung der Dokumentenablage optimiert zahlreiche Arbeitsabläufe im Handwerksbetrieb, etwa die Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement oder Vorgänge im Personalwesen. Durch ortsunabhängigen Zugriff und die Möglichkeit zur papierlosen Bearbeitung werden Prozesse effizienter und transparenter gestaltet.

Wir unterstützen Sie gerne kostenfrei und neutral wenn es um das papierlose Büro und die revisionssichere Speicherung von Dokumenten geht. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Hilfe benötigen.

Digitale Zeiterfassung im Handwerk - Rechtliche Vorgaben und Vorteile

Die digitale Zeiterfassung gewinnt im Handwerksbereich zunehmend an Bedeutung. Neben zahlreichen Vorteilen für Betriebe müssen auch rechtliche Vorgaben berücksichtigt werden.

Rechtliche Anforderungen
Gemäß einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 sind Unternehmen verpflichtet, die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden aller Mitarbeiter zu erfassen. Im September 2022 bekräftigte das Bundesarbeitsgericht (BAG) diese Pflicht zur umfassenden Zeiterfassung auch für Deutschland. Der EuGH fordert, dass die Systeme objektiv, verlässlich und manipulationssicher sein müssen.

Vorteile digitaler Zeiterfassung
Die digitale Zeiterfassung bietet Handwerksbetrieben zahlreiche Vorteile gegenüber der analogen Variante mit Stundenzetteln:

Zentrale Datenhaltung: Alle Arbeitszeitdaten werden an einer Stelle gesammelt und können ortsunabhängig abgerufen werden.

Echtzeit-Erfassung: Die Arbeitszeiten werden lückenlos in Echtzeit dokumentiert, ohne Fehlerquellen wie verlorene Stundenzettel.

Auswertungen und Analysen: Digitale Systeme ermöglichen detaillierte Auswertungen und Analysen der Arbeitszeiten, z. B. für die Lohnabrechnung.

Mobile Erfassung: Webbasierte Lösungen oder Apps erlauben eine Zeiterfassung von unterwegs, auch im Homeoffice.

Wir unterstützen Sie gerne kostenfrei und neutral wenn es um die digitale Zeiterfassung geht. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Hilfe benötigen.

KI im Handwerk - Effizienzsteigerung durch intelligente Technologien

Künstliche Intelligenz (KI) ist nicht nur in der Hightech-Branche ein großes Thema, sondern gewinnt auch im Handwerk zunehmend an Bedeutung. Intelligente Systeme und Algorithmen können in vielen Bereichen für mehr Effizienz und Produktivität sorgen.

Optimierung von Prozessen
Viele Handwerksbetriebe setzen KI-Lösungen bereits zur Optimierung interner Prozesse ein. Beispielsweise lassen sich Materialbeschaffung und Lagerhaltung mithilfe von KI-Systemen besser planen und steuern. Durch Analyse historischer Daten können Bedarfe präzise vorhergesagt und Bestell- sowie Produktionsabläufe optimiert werden.

Im Kundenservice kommen zunehmend intelligente Chatbots zum Einsatz, die Kundenanfragen beantworten und Servicetermine koordinieren können. Dies spart Zeit und Ressourcen.

Vorausschauende Wartung (Predictive Maintenance)
Ein vielversprechendes Anwendungsfeld ist die vorausschauende Wartung (Predictive Maintenance). KI-Systeme analysieren Daten von Maschinen und Anlagen und erkennen frühzeitig Verschleißerscheinungen oder drohende Ausfälle. So lassen sich Reparaturen besser planen und teure Stillstandzeiten vermeiden.

Auch im Gebäudemanagement hilft KI dabei, den Energieverbrauch zu optimieren und die Betriebskosten zu senken.

Unterstützung bei der Arbeit
In Zukunft könnten KI-Systeme Handwerker auch direkt bei der Ausführung ihrer Arbeit unterstützen. Bereits heute gibt es Prototypen für intelligente Assistenzsysteme in Datenbrilllen, die Arbeitsschritte erklären oder 3D-Modelle zur Anschauung einblenden.

Auch wenn KI das handwerkliche Können nicht ersetzen kann, bietet sie viele Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung. Handwerksbetriebe, die diese Technologien nutzen, können sich einen Wettbewerbsvorsprung sichern.

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Wissensmanagement - Schlüssel zum Erfolg im Handwerk

In einer Zeit des rasanten Wandels ist professionelles Wissensmanagement für Handwerksbetriebe unverzichtbar. Nur wer das vorhandene Wissen effizient nutzt und kontinuierlich neues aufbaut, kann langfristig wettbewerbsfähig bleiben.

Das in Betrieben vorhandene Wissen, ob handwerkliches Können, Erfahrungswerte oder Kundenkenntnisse, ist der größte Schatz. Wissensmanagement zielt darauf ab, dieses Wissen zu identifizieren, zu bewahren, zu teilen und weiterzuentwickeln.

Durch gezielten Wissenstransfer an neue Mitarbeiter geht wertvolles Know-how nicht verloren. Einheitliche Prozesse und Dokumentationen steigern die Qualität. Neues Wissen kann besser für Innovationen genutzt werden. Und kritisches Wissen ist nicht an Einzelpersonen gebunden.

Für die Umsetzung gibt es keine Patentlösung. Betriebe müssen individuelle Konzepte entwickeln, die zu ihrer Struktur passen. Bausteine können ein zentraler Wissensspeicher, Anreizsysteme für Wissensaustausch, kontinuierliche Weiterbildung und der Einsatz moderner Technologien wie Wissensmanagement-Software sein.

Die Einführung ist eine Herausforderung, die Offenheit, Ressourcen und Führungsunterstützung erfordert. Doch Wissensmanagement ist eine wichtige Investition in die Zukunftsfähigkeit. Wer es richtig umsetzt, sichert sich einen Wettbewerbsvorsprung.

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Büroautomation im Handwerk - Effizienzgewinn durch Digitalisierung

In einer zunehmend digitalisierten Welt gewinnt die Büroautomation auch für Handwerksbetriebe an Bedeutung. Durch den Einsatz intelligenter Software-Lösungen und automatisierter Prozesse lassen sich zahlreiche Verwaltungsaufgaben effizienter gestalten.

Digitalisierung von Büroprozessen
Ein zentraler Bereich der Büroautomation ist die Digitalisierung papierhafter Vorgänge. Mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) werden eingehende Rechnungen, Aufträge oder Verträge eingescannt, revisionssicher archiviert und können digital weiterverarbeitet werden. Durch Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware entfallen manuelle Übertragungen.

Auch der gesamte Schriftverkehr lässt sich durch Lösungen für E-Mail-Management und digitale Aktenführung automatisieren und übersichtlich verwalten.

Optimierung von Arbeitsabläufen
Moderne Workflow-Management-Systeme ermöglichen die Automatisierung und Steuerung von Geschäftsprozessen. Eingehende Vorgänge wie Auftragsanfragen werden digital erfasst und anhand vordefinierter Regeln an die zuständigen Stellen im Betrieb weitergeleitet.

Durch die Integration aller Daten auf einer Plattform entfallen Medienbrüche und Doppeleingaben. Zudem lassen sich Bearbeitungsschritte überwachen und Engpässe frühzeitig erkennen.

Mobile Lösungen und Vernetzung
Cloudbasierte Lösungen erlauben den ortsunabhängigen Zugriff auf Daten und Anwendungen von unterwegs. So können Handwerker auf der Baustelle direkt auf Kundendaten, Konstruktionspläne oder Materiallisten zugreifen.

Durch die Vernetzung mit Geräten der Fertigungssteuerung oder Zeiterfassungssystemen entsteht ein durchgängiger digitaler Workflow vom Auftrag bis zur Rechnungsstellung.

Vorteile für Handwerksbetriebe
Die Büroautomation bringt Handwerksbetrieben viele Vorteile:

• Steigerung der Produktivität und Effizienz
• Transparenz und Kontrolle über Abläufe
• Minimierung von Fehlerquellen und Doppelarbeiten
• Einsparungen bei Druck-, Versand- und Archivierungskosten
• Ortsunabhängige Zusammenarbeit möglich

Durch den Einsatz intelligenter Systeme können sich Handwerker stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Die Digitalisierung bürowirtschaftlicher Prozesse ist ein wichtiger Schritt in eine wettbewerbsfähige Zukunft.

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